Patrón: ¿Te llegó una carta invitación del IMSS? Qué hacer, qué no te pueden exigir y cuándo acudir a PRODECON
Una carta invitación del IMSS no es una auditoría, pero tampoco debes ignorarla. Te explicamos qué hacer, qué no te pueden exigir y cómo resolvimos un caso real de presión informal con una queja ante PRODECON.
¿Qué es una carta invitación del IMSS?
Una carta invitación u oficio de promoción es un comunicado con el que el IMSS te informa que detectó una posible inconsistencia u omisión en tu cumplimiento de seguridad social, y te invita a revisarla y, en su caso, corregirla. Para efectos de este artículo, a ambas las llamaremos invitaciones.
Es una estrategia de fiscalización de carácter orientador (artículo 33 del Código Fiscal de la Federación): la autoridad te muestra lo que sabe o presume de ti. Y, en la mayoría de los casos, su objetivo final es que pagues lo que, según la autoridad, adeudas.
¿Por qué te llega una invitación? A veces, porque el IMSS cruzó tu información con la del SAT o la Tesorería y encontró indicios. Otras, porque formas parte de una campaña de fiscalización dirigida a un sector o a patrones con un perfil similar. Algunos motivos comunes:
- Pocos trabajadores registrados para la actividad que realiza la empresa (presunta omisión en la inscripción de trabajadores).
- CFDI de nómina timbrados ante el SAT que no cuadran con los trabajadores dados de alta en el IMSS.
- Impuesto sobre Nómina pagado a la Tesorería que no coincide con tus cuotas obrero-patronales.
- Trámites pendientes en SIROC (Sistema Integral de Registro de Obras de Construcción), como no haber registrado una incidencia de la obra.
¿La carta invitación del IMSS es una auditoría?
No. Estas invitaciones no son el ejercicio de facultades de comprobación, y por eso cada una lo aclara por escrito. En el caso del patrón que acompañamos, la carta señalaba textualmente que la invitación "no crea obligación alguna ni constituye derechos" y que "no se considerará inicio de facultades de comprobación". Los oficios de promoción incluyen una aclaración similar.
Aun así, es un acto con propósito fiscalizador. La autoridad te escribe porque detectó algo o porque formas parte de una campaña, y quiere que lo revises y, si procede, que pagues. Para la autoridad, eso también es fiscalizar.
¿Es obligatorio atender la carta invitación?
Legalmente no hay sanción por no atender la invitación en sí. Aun así, nuestra recomendación es: atiéndela y ten evidencia de que la atendiste. Generalmente esa evidencia es un acuse de recibido.
¿Por qué? Ignorar este acto puede convertirse en el pretexto perfecto para iniciar una auditoría. Y aunque después puedas desvirtuar las inconsistencias, para entonces ya tienes la auditoría encima. El acuse es tu prueba de que cumpliste, de buena fe y en tiempo.
Además, si la invitación te recuerda una obligación que sí existe, como un aviso pendiente en SIROC, esa obligación sigue ahí aunque no sea una auditoría. Cumplirla es lo que te protege.
Normalmente, la invitación te da un plazo y dos opciones:
- Acudir o llamar a la Subdelegación dentro del plazo indicado (suele ser de 6 días hábiles) para recibir orientación o realizar el trámite.
- Presentar un escrito libre, en original y copia, firmado por el patrón o su representante legal y con el número de oficio, para aclarar o regularizar (en nuestro caso, 15 días hábiles).
Cualquier comunicación de la autoridad, aunque diga "invitación", se atiende y se documenta con acuse.
¿Qué pasa después de atender la carta invitación?
Normalmente la autoridad te dice que analizará la información que aportaste, si decidiste aportarla, y que te dará sus comentarios. Pero como se trata de un acto orientador, no está obligada a pronunciarse sobre si estás bien o mal, ni tiene un plazo para responderte; incluso, puede que nunca lo haga. Y ahí es donde, en nuestra experiencia, todo se vuelve poco transparente.
Si bien la invitación es una herramienta legítima, a veces se convierte en pretexto para abusar. Estas son las señales de alerta que hemos visto:
- En lugar de la orientación que promete la invitación, te entregan directamente una lista de documentos a presentar, sin explicarte qué inconsistencia encontraron.
- Te piden más información por teléfono, por correo informal o por WhatsApp, sin ningún oficio de por medio.
- Te advierten que "si no entregas, te inician una auditoría".
- Te dicen que "ya determinaron créditos fiscales" y que conviene "cooperar para que el golpe sea menor", cuando un crédito fiscal solo puede determinarse mediante una resolución formal.
¿El IMSS puede pedirte información por teléfono o WhatsApp?
No puede exigírtela. Aunque la autoridad puede invitarte, orientarte y pedirte que revises tu situación, no puede obligarte a entregar información de palabra ni por mensaje.
Ten esto claro: que la autoridad te pida algo no significa que estés obligado a entregarlo. Para que una solicitud sea obligatoria, tiene que seguir el procedimiento que marca la ley.
Lo más prudente es documentar cualquier solicitud informal: guarda capturas, correos, fechas, nombres y una bitácora de llamadas. Si las presiones aumentan, es momento de acudir a un árbitro imparcial que revise la situación y diga quién está mal: tú por dudar, o la autoridad por pedir. En estos casos, recomendamos acudir a PRODECON a interponer una queja.
¿Qué es una queja ante PRODECON y cuándo presentarla?
La queja es un servicio gratuito de la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON) para denunciar actos de autoridades fiscales, como el IMSS, que violan tus derechos como contribuyente. Está prevista en el artículo 5, fracción III de la Ley Orgánica de la PRODECON. Funciona así:
- Presentas tu queja describiendo los hechos, con tus pruebas.
- En caso de proceder, PRODECON la admite y le pide a la autoridad un informe sobre su actuación.
- Analiza si la autoridad actuó conforme a la ley y te informa el resultado.
¿Cuándo presentarla? Cuando sientas que la autoridad te presiona fuera de un procedimiento formal: solicitudes informales, amenazas de auditoría o de créditos, o falta de claridad sobre en qué estado está tu caso. La propia carta invitación del IMSS menciona que puedes acudir a PRODECON para ser asesorado.
No se trata de pelear con la autoridad, sino de que alguien neutral revise si el camino es el correcto.
¿Qué debe llevar una queja ante PRODECON?
Una queja no tiene que ser un documento complicado, pero sí ordenado. Así estructuramos la nuestra:
- Datos del contribuyente: nombre o razón social, RFC, registro patronal, domicilio fiscal y quién la firma (el patrón o su representante legal).
- Hechos: qué pasó y en qué orden. El oficio que recibiste (con su número y fecha), lo que entregaste y lo que ocurrió después, como solicitudes informales o advertencias de auditoría.
- Consideraciones: qué derechos crees que se vulneraron. En nuestro caso citamos el artículo 2 de la Ley Federal de los Derechos del Contribuyente (fracciones I, III y VIII), y explicamos que la autoridad usó una figura orientadora, como la carta invitación, para fines distintos a los que tiene.
- Peticiones: qué le pides a PRODECON. Nosotros pedimos que se analizara la legalidad de las solicitudes informales y que la autoridad aclarara tres cosas: si la documentación entregada era suficiente, con qué fundamento hacía esas solicitudes y en qué estado estaba el procedimiento.
- Anexos: la invitación, tu acuse de entrega y la evidencia de las comunicaciones informales (capturas, correos, bitácora de llamadas).
En nuestra experiencia, la clave está en las peticiones que le haces a PRODECON.
Caso real: el patrón que acompañamos
Un patrón que acompañamos, una productora audiovisual, recibió una carta invitación del IMSS. Según el Instituto, tenía muy pocos trabajadores registrados para la actividad que realizaba.
Atendimos la carta. Pero desde el primer contacto algo no cuadró: la carta prometía orientación sobre las inconsistencias detectadas, y en lugar de eso nos entregaron directamente una lista detallada de documentos a presentar. Aun así, la entregamos completa, en tiempo y forma, y guardamos el acuse.
Pero ahí no terminó. Empezaron a llegar más solicitudes por teléfono y por mensaje, sin ningún oficio de por medio, con una advertencia de fondo: "si no entregan, se les inicia una auditoría".
Entonces nos hicimos una pregunta: si esto no es una auditoría, ¿por qué nos están pidiendo información como si lo fuera?
No quisimos pelear a ciegas ni ceder por miedo. Por eso optamos por interponer una queja ante PRODECON, con un objetivo muy concreto: saber si todo lo que nos estaban pidiendo, y la presión que estábamos recibiendo, era el camino correcto.
Nuestra queja fue admitida y PRODECON le solicitó un informe al IMSS. En su respuesta, el Instituto:
- Reconoció que la carta invitación no era un acto de fiscalización en sentido formal, y que no había sanción por no atenderla.
- Confirmó que, al tratarse de un acto orientador, no estaba obligado a pronunciarse sobre la documentación entregada.
- Aseguró que nunca realizó ni autorizó esas solicitudes informales, y que ignorarlas no tendría ninguna consecuencia.
La carta invitación quedó cerrada, y PRODECON concluyó la queja porque nuestra pretensión había sido atendida.
Recomendaciones
- Atiende siempre la invitación. Aunque suene repetitivo: sigue las instrucciones del oficio y respeta su plazo, pero con reservas. Entrega lo que te piden formalmente por escrito, no más.
- Quédate siempre con tu acuse. Es tu prueba de que atendiste en tiempo y de buena fe.
- Si algo sí estaba mal, corrígelo tú. En el IMSS puedes pagar diferencias vía SUA o completar tus avisos pendientes sin esperar a que te lo exijan, y documenta esa corrección.
- Nada por canales informales. Si te piden información por teléfono o WhatsApp, pide que te lo soliciten por escrito, mediante oficio, y guarda evidencia de cada contacto.
- El silencio no es aprobación. Que la autoridad no te responda no significa que todo esté en orden. Tu acuse es tu mejor respaldo, y si necesitas certeza por escrito, PRODECON es el camino para obtenerla.
¿Cómo evitar que una invitación del IMSS te tome desprevenido?
La mejor defensa es tener tu información en orden desde el origen. En Contadores Mismo Lenguaje te acompañamos de forma continua:
- Gestión de nómina: tus trabajadores, tus CFDI de nómina y tu registro ante el IMSS cuadran desde el inicio.
- Gestión contable: cada operación queda registrada correctamente para que, si llega una invitación, tengas todo listo para responder con seguridad.